2.6 該公司必須保存原文件至少5 年，這些文件證實了購入產品的（GRS）狀況，包括：隨附產品的單據，以及各證書的副本（由一家有資質的認證機構簽發）。

有關管理的準則

3.1 受認證公司需保證審核員可以從事以下事項：

3.1a 對所有交付給某特定單位原料的源頭、來源、性質、數量以及使用情況進行追蹤；

3.1b 對所有離開某特定單位的產品的源頭、來源、性質、數量以及目的地進行追蹤；

3.1c 對所有內部廢料的源頭、來源、性質、數量以及目的地進行追蹤；

3.1d 對于備產的GRS 材料的來源、性質、數量、添加劑，用于制造的物質和成分進行檢查。包括對源自認證和非認證來源的材料的比率的計算，對消費前廢料和消費后廢料的比率以及采購的數量和在受認證公司自己的資源數量比率的計算。

3.2 該受認證公司必須對收到和交付的所有產品的性質、數量、來源和/或目的地（包括相關買家的名稱和地址以及交貨的日期）進行存檔。

3.3. 該受認證公司必須保存在裝運時簽發的GRS 聲明文件，或這些GRS 聲明文件的副本。對于生產廠家，則包括聲明文件以及任何適用的交易證書。

3.4. 該受認證公司必須能進行總量平衡計算并存檔（標準5 中所述）。

有關質量控制的準則

4.1. 受認證公司必須制作GRS 文件系統計劃，該計劃應對整個過程進行說明，包括風險點和流程圖。

4.2. 受認證公司還應建立并執行確保產品質量的系統，通過該系統可以在處理和制作之前，期間以及之后對所有的原材料，所有的半成品和所有的產品進行追蹤和識別。在儲存和加工的過程中，可能會發生遭受外來材料的污染或者同已遭受同外來材料污染的產品相混合之類的風險，因此必須對這些風險點進行識別和記錄。必須以文件形式闡明采取的預防性措施并嚴格執行。

4.3 GRS 產品的運輸工具必須衛生清潔，以避免與沒有按照相關規定生產的產品混合和污染。

使用專用運輸工具的時候，有必要從運輸公司處獲得一份書面聲明。該書面聲明應指出裝載車輛或工具已經經過徹底地清潔、消毒。而且受認證公司（發貨人）還必須對裝載車輛進行隨機檢查。檢查報告必須根據需要隨時能提供驗證。

4.4. 原材料以及產品（半成品）的規格說明應進行記錄，并且相關人員可以及時獲取。

4.5. 任何外部的儲存場所應視為工廠設施的一部分，所以適用工廠設施的規定同樣適用于該儲存場所。

與使用總量平衡計算方式計算GRS 材料和非GRS 材料之間的數量比例相關的準則

5.1 為了成為GRS 體系的一部分，所生產的材料的一部分（以體積或重量度量）必須來自于經GRS 認可或者認證的原料供應商，并且100%不含任何污染物質。GRS 材料的年度總數量是通過總量平衡計算公式計算出來的。

{（ΣX - （ΣY ΣZ）} {（ΣA ΣB） - （ΣC ΣD ΣE）} = 0

ΣX= 收到的GRS 回收材料的年度總量

ΣY= GRS 回收材料倉儲（生產、外運、測試）年度總量

ΣZ= GRS 回收材料使用后的庫存年度總量

ΣA= GRS 回收材料用于生產的年度總量

ΣB= 非GRS 原材料（輔料，其他纖維，刺繡等）用于生產的總量

ΣC= 生產過程中總損耗量

ΣD= 庫存中拒收或質量檢驗后賣出的原材料總量

ΣE= 出貨或庫存成品的總量

在GRS 年審時應對該數據進行核查，這些數據必須與合同相一致。大于5%的偏差將視為與合同不一致，并且可能被排除在GRS 認證體系之外。廢料百分比應包含在總量平衡計算之中。受認證公司必須明確說明在整個申報GRS 產品中使用的消費前和消費后廢料的比例。

B、環境標準

有關環境管理的準則

6.1 受認證公司必須有一份環境方針手冊。該手冊必須包含:

該注冊公司的責任人; 最大程度減少和監控廢料和排放物的文件程序; 在發生廢水事故時注冊公司應采取何種措施的程序; 除此之外還必須有對員工進行節水與節能、適當使用與盡量減少使用化學品以及化學品正確處置等方面培訓的文件記錄。而且該手冊還必須包含針對上述問題采用的改進計劃。

6.2 受認證公司必須對化學品、能源、水消耗和廢水處理進行全面的存檔，包括對廢水沉淀物的處理。

6.3 沒有經過廢水處理的廢水不得排放。可以采用下列處理方式：

- 在公司內部進行廢水處理 - 當地機關進行的廢水處理

6.4 廢水里不含任何添加劑，應被冷卻至40℃/104℉以下才能排放。

6.5 pH 值小于6 大于9 的廢水，應被中和至介于上述限值之間為止。